Apostillar un documento ante la Secretaría de Estado de Carolina del Norte (NCSOS) se ha convertido en toda una odisea para muchos latinos que requieren autenticar documentos para enviar a sus países de origen.
Para apostillar un documento en la Secretaria de Estado de Carolina del Norte, cuyas oficinas se encuentran en Raleigh, los usuarios han tenido que obtener una cita a través de su página web. Sin embargo, los turnos han estado disponibles uno o dos meses después.
Aún con cita, los documentos no se pueden obtener apostillados el mismo día, la entrega está entre 24 horas y 45 días después. Esto depende de la cantidad de documentos y el tipo de documento que busca apostillar.
Esto es un verdadero problema, ya que algunos documentos tienen una validez de la apostilla de 30 días, como es el caso de los permisos de salida de menores o las supervivencias para jubilados.
A la redacción de Enlace Latino NC llegaron comentarios de nuestra audiencia, sobre la dificultad de realizar la apostilla en la NCSOS. Algunas personas han dicho que han tenido que viajar a la Secretaría de Estado de Carolina del Sur, donde son atendidos sin cita y la entrega de documentos es el mismo día.
Incluso algunas personas han asegurado que deben hacer el trámite a través de intermediarios en Florida y otros estados.
"Los últimos días de enero traté de conseguir una cita por internet para apostillar la supervivencia de mi mamá, un documento que tenía que enviar a Colombia", dijo a Enlace Latino NC, Andrea Salcedo. "Cuando el sistema funcionó me dieron la cita hasta abril. Llamé y dicen que no tienen personal", señaló.
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Falta de recursos
El 1 de febrero en la página de la NCSOS en la sección de “Apostille Certificates”, de la SOS se comunicó que “estarían revisando los tiempos de entrega y recolección de documentos presentados para autenticación debido a “recursos limitados”.
Enlace Latino NC contactó a esta dependencia del gobierno estatal para indagar acerca de esta situación.
“La secretaria Marshall ha estado advirtiendo a la Asamblea General durante dos años que la combinación de personal insuficiente, una carga de trabajo que ha aumentado sustancialmente desde la pandemia, salarios inferiores al mercado y una base de empleados que envejece, está amenazando la capacidad del Departamento del Secretario de Estado para satisfacer las necesidades de procesamiento de documentos de nuestros ciudadanos y ha solicitado recursos adicionales”, señaló a este medio Tim Crowley, portavoz del departamento de la Secretaría de Estado.
De acuerdo con Crowley, los tiempos de respuesta extendidos actuales en la unidad de Autenticaciones se deben a la enfermedad catastrófica de uno de los tres miembros del personal de Autenticación, seguida por la jubilación de otro.
“Estos cambios dejaron solo a un miembro capacitado del personal de Autenticación para hacer el trabajo de tres”, indicó el portavoz.
Se espera que los retrasos sean temporales
Crowley dijo, que los retrasos en las autenticaciones son temporales y que han estado tomando medidas extraordinarias para solucionarlo, desde que se desarrollaron por primera vez a principios de este año.
“Además de contratar un reemplazo permanente, el departamento contrató a tres empleados temporales y autorizó horas extras. Estamos tomando prestados dos especialistas en ejecución notarial de una unidad para ayudar a resolver el trabajo atrasado, tomando un puesto de una segunda unidad y cambiando personal de apoyo ejecutivo para ayudar. Como era de esperar, esto afectará el resto del trabajo en esas unidades”, fue la explicación suministrada por Crowley.
Además, agregó, que resolver los retrasos en las autenticaciones llevará tiempo, ya que la formación de un especialista en autenticaciones puede llevar varios meses antes de dominar todos los requisitos.
¿A cuáles documentos están dando prioridad y a cuáles no?
Crowley indicó, que han estado priorizando la entrega el mismo día de documentos para las funerarias para personas que buscan repatriar los cuerpos de sus seres queridos fallecidos.
Sin embargo, el plazo de tramitación de las actas de nacimiento y otros registros vitales es actualmente de unos treinta días.
“La autenticación de documentos que involucran certificados notariales es más complicada y actualmente está sujeta a un plazo de entrega de cuarenta y cinco días. Actualmente estamos reevaluando el uso de un sistema de citas que se estableció durante la pandemia global”, comentó.
El portavoz dijo, que también se pueden enviar autenticaciones y apostillas por correo. Las instrucciones sobre cómo enviar esos documentos por correo se encuentran en el sitio web de la NCSOS.
Cancelan citas
Luego de las declaraciones de Crowley, el lunes 11 de marzo la NCSOS anunció en su página que “estaba cancelando las citas realizadas para después del 20 de marzo debido a la escasez de recursos”.
“Envíe por correo o traiga sus documentos a la oficina lo antes posible. El tiempo de respuesta previsto será cercano a los 45 días. Este largo tiempo de respuesta es temporal y estamos aprovechando cada oportunidad para devolverle los documentos antes”, continúa el anuncio.
Este nuevo cambió tomó por sorpresa a Paula G. una de las personas que se han visto afectadas con el demorado proceso de apostilla de documentos en la NCSOS.
“Tenía mi cita para el 27 de marzo, y me la cancelaron, ahora dicen que debo ir sin cita, y esperar por lo menos 30 días para tener el permiso de salida de mi hija hacia Colombia. No puedo esperar tanto tiempo, pues el documento tiene solo 30 días de validez”, dijo a nuestra redacción una de las personas afectadas que se identificó como Paula G.
Al respecto Liz Proctor, otra portavoz del NCSOS, comentó a Enlace Latino NC que ahora las personas serán atendidas por orden de llegada y que igualmente se anticipa que sea una situación temporal.
“Esperamos que sea una situación muy temporal. El departamento está dedicando importantes recursos para tratar de reducir el tiempo de respuesta. La esperanza es que estos 30 a 45 días hábiles que estamos viendo actualmente para algunos de estos procesos sean una situación muy temporal”, manifestó Proctor.
Proctor dijo, que en febrero atendieron a 882 personas que solicitaron la autenticación de 2,120 documentos. “Nuestro personal procesó 2,055 documentos durante el mismo período”, indicó.
Para qué se usa la apostilla
La apostilla y el certificado de autenticación se usan para probar que los documentos estadounidenses son auténticos y pueden ser reconocidos legalmente en otro país.
Una apostilla sirve para verificar las firmas, sellos, o timbres de documentos importantes. Estos documentos pueden ser desde órdenes judiciales, contratos, certificados de registro civil, actas de matrimonio, permiso de salida de menores, supervivencias, hasta diplomas educativos, entre otros.
El país donde se va a utilizar el documento determina si necesita una apostilla o un certificado de autenticación.
La apostilla en sí es un proceso sencillo que se puede realizar en la mayoría de las oficinas gubernamentales, como las secretarías de estado, los tribunales o los consulados.
En general, se debe presentar el documento original junto con una copia traducida al inglés para obtener la apostilla. También se debe pagar una tarifa de $10 para que el proceso sea completado.
¿Cuándo se necesita una apostilla?
Si el país donde se quiere utilizar el documento está en la lista de miembros del Convenio de La Haya de 1961, entonces necesitará una apostilla. Si el país no está dentro de la lista de miembros del convenio, se necesitará un certificado de autenticación.
- Los documentos, como certificados del registro civil, emitidos por un estado de EE. UU. necesitan una apostilla de la Secretaría de Estado de cada estado.
- Los documentos emitidos por una agencia federal necesitan una apostilla del Departamento de Estado de Estados Unidos.
*Antes de ir a la Secretaría de Estado, el documento debe haber sido notariado por un notario del mismo estado. Si el documento original está en español, deberá adjuntarse también una copia de la traducción al inglés.
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