Algunos latinos que deben apostillar documentos para enviar a sus países buscan diferentes opciones para realizar este trámite, ante la dificultad de hacerlo en la Secretaría de Estado de Carolina del Norte (NCSOS), debido a la demora en la entrega y la imposibilidad de hacer citas para ser atendidos.
En la NCSOS los documentos según se indica en su página web, pueden demorar hasta 45 días para ser autenticados mediante el apostille.
“Es un problema de larga data con la Secretaría de Estado en Raleigh, por eso tuve que buscar otras opciones”, nos comentó Yolanda Figueroa, notaria que también se dedica al trámite de impuestos.
En su caso, Figueroa debe enviar a su país cada seis meses una constancia de supervivencia apostillada, para poder reclamar los pagos de la pensión que tiene en Colombia.
De acuerdo con lo informado a Enlace Latino NC por parte de los portavoces de la NCSOS, está dependencia ha tenido problemas de falta de recursos y de personal, que los ha llevado a tener que cancelar en marzo todas las citas que ya estaban agendadas y quitar temporalmente está opción.
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¿Quiénes deben apostillar documentos para enviarlos a su país?
Las personas que deben apostillar documentos son aquellas originarias de países donde se quiere utilizar el documento que están en la lista de miembros del Convenio de la Haya de 1961.
Los países de América que firmaron este convenio son: Argentina, Bolivia, Chile, Colombia y Costa Rica, Ecuador, El Salvador, Estados Unidos, Guatemala, Honduras, México, Nicaragua, Paraguay, Perú, República Dominicana, Uruguay, Venezuela y también Brasil.
La apostilla se usa para probar que un documento oficial o notarizado en EE. UU. tenga validez en otro país, y sirve para verificar las firmas, sellos o timbres de documentos importantes.
Estos documentos pueden ser desde órdenes judiciales, contratos, certificados de registro civil, actas de matrimonio, permiso de salida de menores, supervivencias, hasta diplomas educativos, entre otros.
¿Dónde se puede apostillar documentos?
Apostillar documentos puede ser un proceso complejo. En muchos casos, se debe obtener un original o copia certificada del documento que requiere ser apostillado.
Una vez lo recibe, el documento deberá presentarse en la oficina emisora de autenticaciones, como la Secretaría de Estado, y el Departamento de Estado en Washington D.C.
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¿Qué se puede hacer en el consulado o embajada?
Otra opción para hacer este trámite de autenticar o legalizar la firma en un documento emitido en EE. UU., son los consulados y embajadas, bajo el Convenio de la Haya.
Como varias de las personas que han escrito a la redacción de Enlace Latino NC sobre el problema de apostillar sus documentos provienen de Colombia, contactamos al Consulado General de Colombia en Atlanta (Georgia), con jurisdicción para las Carolinas, para averiguar sobre este trámite.
Henry Camargo, asesor del consulado, nos informó que por ejemplo los permisos de salida para menores, las supervivencias, y otros documentos que para su legalización se debe hacer un “reconocimiento de la firma”, dicho trámite se puede hacer ante un notario local, y en ese caso se debe además apostillar en la Secretaría de Estado.
“Pero también se puede hacer el reconocimiento de firma en el consulado, y en este caso no es necesario la apostilla”, indicó Camargo.
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Una opción costosa
Si una persona decide ir a su consulado en Atlanta, de Colombia u otros de los países latinoamericanos que tienen su sede en esa ciudad, debe viajar desde Charlotte un trayecto de por lo menos cuatro horas y 250 millas de distancia.
Si fuera desde Raleigh, el consulado más cercano se encuentra en Washington D.C., donde también están las embajadas. Son 262 millas de distancia y 4 horas 51 minutos.
Sin embargo, para muchos ir hasta el consulado resulta una opción costosa y requiere de por lo menos un día laboral para hacer la diligencia.
El funcionario también dijo, que en el caso de “documentos firmados por autoridades colombianas que requieren apostilla, el trámite se puede hacer en línea en la página de la Cancillería”.
Ir a la secretaría de un estado vecino
Otra opción que han mencionado nuestras fuentes es hacer el apostille en un estado vecino, como la Secretaría de Estado de Carolina del Sur.
“Allí son muy amables y no son complicados, no es necesario hacer cita, y el documento lo entregan el mismo día, se demora como dos horas. Lo único es que el documento debe estar notarizado por un notario de ese estado y estar en español y tener la traducción en inglés”, explicó Figueroa.
En el sitio web de la Secretaría de Estado de Carolina del Sur en Columbia, se indica que se atiende por orden de llegada y el trámite cuesta $5.
Esta secretaría también ofrece el servicio de envío del documento por correo para apostillar, junto con un sobre sellado para ser enviado de vuelta, lo cual puede tardar entre tres días a una semana, según Figueroa.
“Yo estuve realizando este trámite de apostille por los menos siete años en Carolina del Sur, y me fue muy bien, por eso lo recomiendo a quien me pregunta”, manifestó Figueroa.
Aclaración sobre este artículo
El propósito de este artículo es compartir con los lectores las alternativas que los colombianos en Carolina del Norte buscan para tramitar un apostille en vista de los problemas que se enfrentan en la Secretaría de Estado de NC. No obstante, tenga cuidado y sepa cómo identificar banderas rojas y prevenir estafas si hace negocios con sitios que no son conocidos por usted.
Cómo evitar ser estafado al adquirir servicios por Internet
- Verificar que el sitio web sea auténtico: sitios web de mala calidad o con faltas de ortografía. Las empresas reales tienen mucho cuidado con su presentación por Internet.
- Comprobar que los números de teléfono y las direcciones en los sitios son auténticos, para poder ponerse en contacto con el vendedor en caso de problemas.
- Leer atentamente las políticas de entrega del servicio, reembolso y privacidad. Si son ambiguas o inexistentes.
- No asumir que un sitio web es seguro porque está encriptado. Muchos sitios fraudulentos utilizan el cifrado “https://” delante de la URL para proporcionar una falsa sensación de seguridad.
- No proporcionar más información de la que la entidad o empresa necesita. Esa es solo tu información de facturación y la dirección de envío.
- Opciones de contacto limitadas o sospechosas: solo tienen un formulario de contacto para completar. El correo de servicios al cliente es una cuenta de Gmail o Yahoo, no una cuenta corporativa.
- Tener cuidado cuando exigen pago mediante transferencia bancaria, giro postal o tarjeta de regalo.
A través de intermediarios
Los intermediarios, pueden ser compañías o personas que se dedican a realizar distintos trámites, entre ellos el de apostille; generalmente se anuncian por Internet y según constatamos a través de Google, cobran entre $50 y hasta $300.
¿Pero esto es legal? Generalmente, estos intermediarios cuentan con notarios, y por un precio establecido con el cliente, hacen la diligencia ante la Secretaría de Estado donde se encuentran.
Figueroa contó, que después de hacer los apostilles en Carolina del Sur, comenzó a hacer el trámite a través de una compañía de envío de paquetería que opera en Florida.
“Alguien me dio el dato, y para mí ha sido mucho mejor, ya que no tengo que salir de mi casa, ni hacer las traducciones del documento, ellos también me la hacen, y llevan el documento para que le pongan el sello de apostille en la Secretaría de Estado de Florida. Y además me hacen el envío del documento a Colpensiones”, contó la colombiana.
¿Cómo se puede hacer apostillar mediante un intermediario?
Para poder saber de primera mano, cómo se puede hacer el proceso de apostillar un documento a través de un intermediario, tuvimos que contactar a la compañía de envío de paquetería que Figueroa utiliza para poder apostillar y enviar su supervivencia a Colpensiones.
“Nosotros manejamos una oficina de Avianca Express, pero no todas las oficinas tienen notario. En este caso yo soy notaria, entonces yo hago las supervivencias y otros documentos. Yo notarizo el documento y pido la apostilla. Nosotros mandamos los documentos a la Secretaría de Estado en Tallahassee y ellos nos dan la apostilla del documento que se notarizó. Uno como notario lo puede hacer”, explicó la funcionaria.
¿Cómo se hace la firma notariada de manera virtual y no presencial?
La funcionaria continuó explicando, que, en el caso de una supervivencia, ella la llena y se la envía a la persona, quien la debe imprimir para firmar, pero este paso lo hace mediante una video llamada.
“La firman, y me muestran el documento de identidad, yo le tomo una foto, y luego ya me la tienen que enviar físicamente, para mandar el documento a Tallahassee para la apostilla, y eso demora unos seis días”, indicó la funcionaria.
La notaria dijo, que el trámite sale por $40 dólares, que incluye el costo de llevar y recoger el documento en la Secretaría de Estado, notarizar y apostillar, y sumarle el valor del envío del documento a la entidad en Colombia.
¿Un notario puede notarizar de manera virtual?
Tradicionalmente, si un documento necesitaba ser notariado, se debía encontrar un notario para que presenciara la firma en persona. Sin embargo, durante la pandemia del COVID-19, muchos estados tuvieron que introducir la notarización en línea, lo que permite que este proceso ocurra de forma virtual desde cualquier parte del planeta.
PODCAST
Después de la tormenta
Hace un año, el huracán Helene golpeó al oeste de Carolina del Norte. La comunidad latina respondió con algo más fuerte que la tormenta: solidaridad.
🎧 En este episodio, conoce cómo organizaciones latinas transformaron la crisis en resiliencia.
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